Procedurę doręczania korespondencji przez organy administracji publicznej (m.in. jednostki samorządu terytorialnego, w tym jednostki organizacyjne) określa Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. Poz. 23), dalej cytowana jako k.p.a..
Przedmiotowe organy doręczają pisma stronie najczęściej za pośrednictwem operatora pocztowego za pokwitowaniem odbioru. Adresatem doręczeń może być osoba fizyczna, osoba prawna czy jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Jeżeli jest więcej stron postępowania administracyjnego niż jedna, to pisma doręcza się wszystkim stronom (art. 40 § 3 k.p.a.). Natomiast jeżeli strona działa przez przedstawiciela, to pisma doręcza się tylko przedstawicielom, wyłączając stronę (art. 40 § 1 k.p.a.).
W toku postępowania administracyjnego zarówno strony, jak i ich przedstawiciele są zobowiązani powiadomić Ośrodek Pomocy Społecznej o każdej zmianie adresu. Zaniechanie wskazanego obowiązku będzie skutkowało doręczeniem pisma pod dotychczasowym adresem ze skutkiem prawnym (art. 41 § 1 i § 2 k.p.a.) – pomimo zwrotu listu poleconego do Ośrodka.
Osobom fizycznym pisma doręcza się w miejscu zamieszkaniu lub w miejscu pracy (art. 42 § 1 k.p.a.). W przypadku nieobecności adresata pismo można doręczyć dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli te osoby podjęły się oddania pisma adresatowi. Bardzo ważny jest także fakt, że osoba, która pismo odebrała, zobowiązuje się do oddania go adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie o tym fakcie w skrzynce pocztowej lub w drzwiach mieszkania (art. 43 k.p.a.).
Osoba, która odbiera pismo, potwierdza doręczenie mu pisma swoim podpisem, wskazując także datę doręczenia. Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe lub inny organ, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy. W takim przypadku uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata (art. 47 § 1 i § 2 k.p.a.).
