Procedurę wydawania zaświadczeń normuje ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016r. Poz. 23), dalej cyt. jako k.p.a., w związku z Ustawą z dnia z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2015r. poz. 783 ze zm.), dalej zwana u.o.s.
Organ administracji publicznej (w tym oczywiście Ośrodek Pomocy Społecznej) wydaje zaświadczenie na wniosek osoby, która się o niego ubiega. Strona może żądać zaświadczenia, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub interes strony, np. strona złożyła w sądzie pozew o alimenty, w związku z czym chce udokumentować pobierane zasiłki oraz świadczenia z Ośrodka. Żądanie o wydanie zaświadczenia strona może wnieść pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej – przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art. 63 § 1 k.p.a.).
Strona musi wskazać w podaniu swój adres zamieszkania, żądanie oraz interes prawny lub przepis prawa, z którego wynika obowiązek wydania zaświadczenia. Ośrodek wydaje zaświadczenia bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni (art. 217 § 3 k.p.a.). Ośrodek Pomocy Społecznej może wydać zaświadczenie, jeżeli chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, które wynikają z ewidencji, rejestrów lub z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu (art. 218 § 1 k.p.a.).
Odmowa wydania zaświadczenia o żądanej przez wnioskodawcę treści następuje w formie postanowienia, na które wnioskodawcy przysługuje zażalenie (art. 219 k.p.a). Należy pamiętać, że z chwilą złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia powstaje obowiązek zapłaty opłaty skarbowej (art. 6 ust. pkt 2 u.o.s.). Zapłaty opłaty skarbowej dokonuje się w kasie właściwego organu podatkowego lub na jego rachunek (art. 8 ust. 1 u.o.s.). Ustawodawca w art. 2 u.o.s. stworzył jednak katalog czynności nie podlegających opłacie skarbowej, do którego zaliczył:
1. dokonanie czynności urzędowej, wydanie zaświadczenia i zezwolenia (pozwolenia, koncesji) albo złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii w sprawach:
a) alimentacyjnych, opieki, kurateli i przysposobienia,
b) ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego, rent strukturalnych, ulg określonych w przepisach szczególnych dla żołnierzy niezawodowych i osób odbywających służbę zastępczą oraz ich rodzin, a także uprawnień dla osób niepełnosprawnych i osób objętych przepisami o szczególnych uprawnieniach dla kombatantów,
c) świadczeń socjalnych oraz w sprawach załatwianych na podstawie przepisów o pomocy społecznej, przepisów o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz przepisów o zatrudnieniu socjalnym,
d) wyboru Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, wyborów do Sejmu, Senatu, Parlamentu Europejskiego i organów samorządu terytorialnego oraz referendum,
e) powszechnego obowiązku obrony, z wyjątkiem decyzji w sprawach udzielania zgody obywatelom polskim na służbę w obcym wojsku lub w obcej organizacji wojskowej,
f) zatrudnienia, wynagrodzeń za pracę,
g) nauki, szkolnictwa i oświaty pozaszkolnej oraz ochrony zdrowia,
h) załatwianych na podstawie przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 782),
i) nabycia obywatelstwa polskiego w drodze repatriacji oraz stwierdzenia posiadania obywatelstwa polskiego nabytego w ten sposób,
j) pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej, oraz członków ich rodzin, którzy do nich dołączają lub z nimi przebywają,
k) udzielenia ochrony międzynarodowej, udzielenia azylu, zgody na pobyt ze względów humanitarnych, zgody na pobyt tolerowany oraz w sprawach ochrony czasowej,.
l) rekompensat w rozumieniu ustawy z dnia 8 lipca 2005 r. o realizacji prawa do rekompensaty z tytułu pozostawienia nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1090);
2. dokonanie czynności urzędowej, wydanie zaświadczenia oraz zezwolenia w sprawach budownictwa mieszkaniowego;
3. dokonanie czynności urzędowej, wydanie zaświadczenia i zezwolenia przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa albo Agencję Rynku Rolnego w sprawach z zakresu wykonywania przez te agencje zadań w ramach realizacji Wspólnej Polityki Rolnej, w tym w sprawach płatności w ramach systemów wsparcia bezpośredniego określonych przepisami Unii Europejskiej, pomocy de minimis w sektorze rolnictwa lub rybołówstwa oraz innych zadań dotyczących organizacji rynków rolnych, z wyłączeniem zadań w zakresie administrowania obrotem z zagranicą towarami rolno-spożywczymi;
4. złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii w sprawach określonych w pkt 3;
5. wydanie zaświadczenia niezbędnego do uzasadnienia wniosków w sprawach wymienionych w pkt 1-4;
6. dokonanie czynności urzędowej i wydanie zaświadczenia w sprawach o zmianę imienia (imion) lub nazwiska osób, którym bezprawnie je zmieniono, a także zstępnych i małżonków tych osób;
7. wydanie zezwolenia przez ministra właściwego do spraw środowiska lub wojewodę na działania związane z czynną ochroną przyrody.
