Zgodnie z treścią art. 107 § 1 Ustawy z dnia z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r. poz. 163 ze zm.), dalej zwana jako u.p.s., rodzinny wywiad środowiskowy przeprowadza się u osób i rodzin korzystających lub ubiegających się o świadczenia z pomocy społecznej w celu ustalenia ich sytuacji osobistej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej oraz u osób, o których mowa w art. 103 Ustawy o pomocy społecznej. To podstawowe narzędzie pracy pracownika socjalnego, dzięki któremu może zapoznać się z rodziną ubiegającą się o przyznanie świadczenia.
Pracownik socjalny, który przeprowadza wywiad, musi posługiwać się legitymacją, której wzór określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2012r. Poz. 712) – dalej zwane jako rozporządzenie. Przeprowadzenie wywiadu jest obowiązkowe, jeżeli jego przeprowadzenie jest warunkiem wydania decyzji o przyznaniu lub odmowie świadczenia z pomocy społecznej. Niewyrażenie zgody na przeprowadzenie rodzinnego wywiadu środowiskowego przez osoby lub rodziny ubiegające się o świadczenia z pomocy społecznej lub na jego aktualizację przez osoby lub rodziny korzystające ze świadczeń z pomocy społecznej stanowi podstawę do odmowy przyznania świadczenia, uchylenia decyzji o przyznaniu świadczenia lub wstrzymania świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej (art. 107 ust. 4a u.p.s.).
Wywiad przeprowadza się w terminie 14 dni roboczych od dnia powzięcia wiadomości o konieczności jego przeprowadzenia, np. złożenia wniosku przez stronę lub inną osobę za zgodą osoby zainteresowanej, co przewiduje art. 102 ust. 1 u.p.s. W sprawach niecierpiących zwłoki, wymagających pilnej interwencji pracownika socjalnego Ośrodka Pomocy Społecznej lub Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, wywiad przeprowadza się niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia powzięcia wiadomości o potrzebie przyznania świadczenia z pomocy społecznej (§ 2 ust. 1 i 2 w/w rozporządzenia).
Wywiad przeprowadza się w miejscu zamieszkania osoby lub rodziny albo w miejscu ich pobytu, w dniach roboczych, w godzinach pracy Ośrodka Pomocy Społecznej lub Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie albo w innym terminie uzgodnionym z osobą lub rodziną za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej pomocy społecznej (§ 2 ust. 3 rozporządzenia). Wskazany wywiad może się odbywać w asyście funkcjonariusza Policji (art. 107 ust. 3a u.p.s.).
Pracownik socjalny przeprowadzający rodzinny wywiad środowiskowy może domagać się od osoby lub rodziny ubiegającej się o pomoc złożenia oświadczenia o dochodach i stanie majątkowym. Odmowa złożenia oświadczenia jest podstawą wydania decyzji o odmowie przyznania świadczenia (art. 107 ust. 5 u.p.s.). Jak podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia z dnia 16 lutego 2011 r. I OSK 1777/10: z brzmienia art. 107 ust. 5 u.p.s. wynika, że podmiot odmawiający złożenia oświadczenia ma możliwość jego złożenia, a brak współdziałania z organem przyznającym pomoc społeczną zmierza do utrudnienia działań mających na celu ustalenie jego sytuacji materialnej. Negatywną konsekwencja braku współdziałania ma być decyzja odmowna. Przepis ten zakłada jednak po stronie wnioskodawcy istnienie pewnego nasilenia złej woli lub niedbalstwa, które skutkują odmową złożenia oświadczenia.
W przypadku ubiegania się o przyznanie świadczenia z pomocy społecznej po raz kolejny, a także gdy nastąpiła zmiana danych zawartych w wywiadzie, sporządza się aktualizację wywiadu. W przypadku osób korzystających ze stałych form pomocy aktualizację sporządza się nie rzadziej niż co 6 miesięcy, mimo braku zmiany danych (art. 107 ust. 4 u.p.s.). Jak podkreślił Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku instytucja aktualizacji wywiadu środowiskowego wskazuje, że w postępowaniach prowadzonych z urzędu organ pomocy społecznej ma prawo wykorzystać w postępowaniu dane uzyskane w ostatnim wywiadzie środowiskowym, a konieczność jego zaktualizowania dla potrzeb obecnego postępowania ocenić poprzez pryzmat wszystkich innych dokumentów (dowodów), niezbędnych do ustalenia sytuacji osobistej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej osoby i jednocześnie mających znaczenie prawotwórcze dla konkretnie prowadzonego postępowania. (II SA/Bk 451/15 z dnia 1 grudnia 2015 r.).
Na podstawie przeprowadzonego wywiadu pracownik socjalny dokonuje analizy i oceny sytuacji danej osoby lub rodziny i formułuje wnioski z niej wynikające, stanowiące podstawę planowania pomocy (§ 2 ust. 5 rozporządzenia).
